Managementul cheltuielilor de intretinere

Managementul eficient al cheltuielilor de intretinere o modalitate eficienta de a pastra chiriasii

Contractele de inchiriere pentru cladirile de birouri au pe langa chirie si un cost de intretinere. Daca in conditiile cresterii economice ce a caracterizat ultimii ani aceste costuri nu au atras foarte mult atentia chiriasilor, in anul 2009 datorita, conditiilor economice mai dificile, aceste costuri vor fi luate in calcul la evaluarea centrelor de afaceri, atat de companiile medii, cat si de cele multinationale.

Mai mult, sistemul de regularizare anuala a acestora, conform caruia cheltuielile de intretinere intr-un an nou vor fi egale cu cele inregistrate in anul care tocmai s-a incheiat, risca sa aduca firmelor un cost de intretinere egal celui din 2008, an in care nu existau restrictii atat de mari in privinta costurilor fixe. Ce includ in general cheltuielile de intretinere Cheltuielile de intretinere cuprind, in majoritatea cazurilor, urmatoarele categorii de costuri: mentenanta tehnica a echipamentelor si instalatiilor cladirii (inclusiv revizii, contracte de service etc), cheltuielile aferente spatiilor comune (curatire, electricitate, climatizare, etc), consumurile de gaz aferente climatizarii spatiului inchiriat, paza imobilului 24h/24, diversele taxe si asigurari, si desigur cheltuielile de administrare a imobilului prin personalul aferent, sau compania specializata contractata.

Acestea sunt cheltuieli generale ale imobilului, din care fiecarui chirias ii revine o cota proprotionala cu suprafata inchiriata de el. Datorita deci acestei game destul de largi de costuri pe care le inglobeaza, cheltuielile de intretinere nu pot fi stabilite la un nivel ferm pe intreaga perioada contractuala, pentru ca aceste costuri inevitabil vor avea anumite fluctuatii in timp, iar un nivel ferm ar implica aproape inevitabl un avantaj sau dezavantaj al uneia dintre parti. Astfel, cel mai des practicat sistem, mai ales in cazul cladirilor noi, este cel al stabilirii unui nivel estimativ pentru primul an contractual, nivel ce se actualizeaza periodic (de regula anual), conform costurilor efectiv inregistrate. Aceasta regularizare este generic denumita sistem “open book”, pornind de la faptul ca la momentul fiecarei actualizari, chiriasul are acces la documentatiile costurilor inregistrate si metodologiile de calcul.

Cheltuielile de intretinere in 2009

« Daca in 2006 – 2007 nivelul cheltuielilor de intretinere in cadrul proiectelor de calitate superioara varia intre 2,8-3,3 Eu/mp, iar la cladirile de clasa B sau B+ se situa intre 1,8 si 3 EU/mp, la sfarsitul anului 2008 cheltuielile de intretinere au urcat spre 4-6 EU/mp. » afirma Mirela Raicu, Partener in cadrul ESOP. Cresterea este datorata atat escaladarii preturilor la utilitati (energie electrica si gaze in special) dar si cresterii costurilor de management al cladirii (cum ar fi, curatenia, paza, receptia, costuri cu firmele de property management etc.)

Numerosi chiriasi, in asteptarea calcularii noilor sume pentru mentenanta (calcule care conform prevederilor contractuale vor indica nivelul costurilor de anul trecut), se intreaba ce valori vor avea noile facturi de mentenanta, facturi ce urmeaza a fi achitate din bugetele destul de limitate ale anului 2009. Nemultumirea chirisilor poate creste daca managementul costurilor de intretinere nu este eficient. In principiu, sistemul cheltuielilor de intretinere (cu regularizare in system open book) este un sistem firesc si transparent. Totusi, el are un punct slab si anume posbilitatea limitata a chiriasului de a avea un control asupra acestor costuri si a evolutiei lor viitoare. Transparenta costurilor nu reprezinta implicit o garantie a eficientei procesului de administrare a imobilelor.

Instrumentele de contestare pe care chiriasul le are la indemana presupun asumarea de catre chirias a unui cost suplimentar prin angajarea unui auditor specializat in astfel de activitati iar daca rezultatele la care ajunge acesta sunt diferite de cele prezentate de proprietar atunci se va ajunge fie la o rezolvare pe cale amiabila a diferendului fie se va apela la instanta pentru stabilirea unei concluzii pe care sa o respecte ambele parti.

“In anii 2009 si 2010 concurenta dintre proprietarii de cladiri pentru chiriasi va fi din ce in ce mai mare iar atractivitatea unei proprietati va fi data pe langa nivelul chiriei si de nivelul cheltuielilor de intretinere si proiectia viitoare a acestor costuri. Consideram ca proprietarii care doresc sa-si pastreze chiriasii trebuie sa revizuiasca la sange costurile de mentenanta, sa renegocieze contractele cu furnizorii de servicii de property management si cu alti prestatori de servicii conexe pentru a optimiza costurile de intretinere care an crescut in unele cazuri exagerat de mult.” afirma Mirela Raicu, Partener ESOP.